Wann brauche ich als KMU einen AVV für ein KI-Tool?

Sobald du personenbezogene Daten — also Namen, E-Mail-Adressen, Kundendaten oder auch Mitarbeiterinformationen — in ein KI-Tool eingibst, das ein externer Anbieter betreibt, bist du zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verpflichtet. Das gilt auch dann, wenn du nur einen einzigen Datensatz hochlädst. Die Größe deines Unternehmens spielt dabei keine Rolle.

Was muss ein AVV für KI-Tools mindestens enthalten?

Gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO muss ein AVV den Verarbeitungsgegenstand, die Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Kategorien personenbezogener Daten sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen regeln. Für KI-Tools ist zusätzlich wichtig, ob der Anbieter die Eingaben zum Training seiner Modelle verwendet — das muss explizit geregelt oder ausgeschlossen sein.

Reicht es, wenn der KI-Anbieter einen Standard-AVV anbietet?

Nein, nicht automatisch. Du musst den AVV prüfen und sicherstellen, dass er deinen konkreten Verarbeitungszweck abdeckt und keine Klauseln enthält, die dem Anbieter erlauben, deine Daten für eigene Zwecke — etwa Modelltraining — zu verwenden. Viele Standard-AVVs großer Anbieter decken die Pflichtinhalte ab, aber die Verantwortung für die Prüfung liegt bei dir als Auftraggeber.

Gilt der EU AI Act zusätzlich zur DSGVO beim Einsatz von KI-Tools?

Ja. Der EU AI Act und die DSGVO gelten parallel und ergänzen sich. Während die DSGVO den Schutz personenbezogener Daten regelt, stellt der EU AI Act zusätzliche Anforderungen an Transparenz, Risikobewertung und Dokumentation — insbesondere wenn du ein KI-System der Kategorie 'hohes Risiko' einsetzt oder als Betreiber auftrittst.

Was passiert, wenn ich keinen AVV abschließe, obwohl ich einen bräuchte?

Eine Datenverarbeitung ohne vorgeschriebenen AVV ist ein Verstoß gegen Art. 28 DSGVO und kann von den Datenschutzbehörden der Länder mit Bußgeldern geahndet werden. Zusätzlich riskierst du zivilrechtliche Haftung gegenüber betroffenen Personen. Aufsichtsbehörden wie der BfDI oder die Landesdatenschutzbehörden können Verarbeitungen untersagen.

AVV für KI-Tools — was du als KMU wissen musst

Du nutzt ChatGPT, einen KI-Assistenten für Kundenmails oder ein automatisiertes Analysetool — und hast dabei noch nie an einen Auftragsverarbeitungsvertrag gedacht? Damit bist du nicht allein, aber du stehst damit auf rechtlich dünnem Eis. Der AVV ist kein bürokratisches Beiwerk, sondern eine gesetzliche Pflicht, sobald du personenbezogene Daten an externe KI-Anbieter weitergibst. Was das konkret für dein KMU bedeutet, welche Fallstricke lauern und wie du die Sache in fünf Schritten sauber aufstellst, erfährst du hier.

Wann brauchst du als KMU einen AVV für KI-Tools?

Immer dann, wenn du personenbezogene Daten — Kundennamen, E-Mail-Adressen, Mitarbeiterdaten, Bewerbungsunterlagen oder ähnliches — in ein KI-Tool eingibst, das auf Servern eines externen Anbieters läuft, bist du nach Art. 28 DSGVO verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abzuschließen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, wie groß dein Unternehmen ist, wie oft du das Tool nutzt oder ob der Anbieter seinen Sitz in der EU hat.

AVV, DSGVO und EU AI Act — was gehört zusammen?

Das Zusammenspiel dieser drei Regelwerke verwirrt viele KMU. Hier eine Übersicht, damit du weißt, welches Gesetz was von dir verlangt:

Regelwerk	Was es regelt	Deine Pflicht als KMU
DSGVO — Art. 28	Schutz personenbezogener Daten bei externer Verarbeitung	AVV mit dem KI-Anbieter abschließen, bevor Daten übermittelt werden
DSGVO — Art. 32	Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)	Sicherstellen, dass der Anbieter geeignete Schutzmaßnahmen nachweist
EU AI Act — Art. 26	Pflichten für Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen	Risikoprüfung, Mitarbeiterschulung, Protokollierung und Dokumentation
EU AI Act — Art. 50	Transparenzpflichten bei KI-generierten Inhalten	Nutzer informieren, wenn Inhalte KI-generiert sind

Quellen: EUR-Lex, Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO); Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act)

Wichtig zu verstehen: DSGVO und EU AI Act ersetzen sich nicht gegenseitig. Du musst beide einhalten. Wer heute nur einen AVV abschließt, aber die Risikokategorien des EU AI Act ignoriert, ist nicht vollständig compliant.

Was ein AVV für KI-Tools zwingend enthalten muss

Ein AVV ist kein Einheitsformular. Art. 28 Abs. 3 DSGVO listet Mindestinhalte auf, die du in jedem Vertrag wiederfinden musst:

Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
Art und Zweck der Verarbeitung
Kategorien der betroffenen Personen und Datenkategorien
Pflichten und Rechte des Verantwortlichen (also: von dir)
Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern — also zu Dritten, die der KI-Anbieter selbst einsetzt
Regelungen zur Rückgabe oder Löschung der Daten nach Vertragsende
Nachweispflichten und Audit-Rechte für dich

Gerade bei KI-Tools gibt es einen Punkt, den Standard-AVVs oft unscharf formulieren: Darf der Anbieter deine Eingaben zum Training seiner Modelle nutzen? Wenn ja, ist das keine Auftragsverarbeitung mehr, sondern eine eigenständige Verarbeitung für eigene Zwecke des Anbieters. Das verändert die Rechtsgrundlage grundlegend — und muss vertraglich ausdrücklich ausgeschlossen sein, wenn du das nicht willst.

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDPB) hat in seinen Guidelines 07/2020 klargestellt, dass die Grenze zwischen Auftragsverarbeiter und eigenständigem Verantwortlichen davon abhängt, ob der Dienstleister eigene Zwecke verfolgt. Viele KI-Anbieter operieren in einer Grauzone — hier ist Vorsicht geboten.

Drittlandtransfers: Das Problem mit Anbietern außerhalb der EU

Viele populäre KI-Tools werden von US-amerikanischen oder anderen Nicht-EU-Anbietern betrieben. Das bedeutet: Sobald deine Daten auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden, greift zusätzlich Kapitel V DSGVO, das Regeln für Drittlandtransfers aufstellt.

Was du prüfen musst:

Gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Drittland?
Falls nicht: Gibt es Standardvertragsklauseln (SCCs), die der Anbieter verwendet?
Sind zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen dokumentiert?

Für US-Anbieter, die unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert sind, besteht seit Juli 2023 ein gültiger Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Du solltest dennoch prüfen, ob der konkrete Anbieter tatsächlich zertifiziert ist — das lässt sich auf der offiziellen DPF-Zertifizierungsliste unter dataprivacyframework.gov nachschlagen. Beachte außerdem, dass das DPF politischen Risiken unterliegt und seine Bestandskraft von Beobachtern unterschiedlich bewertet wird; eine ergänzende Prüfung der SCCs ist daher ratsam.

Wenn du den Einsatz von US-Diensten ganz vermeiden möchtest, solltest du bevorzugt Anbieter mit EU-Serverstandort und nachgewiesenem AVV prüfen. Achte dabei darauf, wo die KI-Verarbeitung tatsächlich stattfindet — ein EU-Serverstandort allein schützt nicht, wenn die Modellinfrastruktur in ein Drittland ausgelagert ist.

Praxisbeispiel

Steuerberatungskanzlei · 8 Mitarbeiter

Eine kleine Steuerberatungskanzlei nutzt seit einigen Monaten ein KI-gestütztes Tool, um Mandantenanfragen vorzuqualifizieren. Mitarbeiter geben Anfragen mit Mandantennamen, steuerlichen Sachverhalten und teilweise Einkommensinformationen in das Tool ein. Der Anbieter sitzt in den USA.

Das Problem: Der Geschäftsführer hatte beim Einrichten des Accounts einfach die allgemeinen Nutzungsbedingungen akzeptiert. Einen AVV hatte er nie abgerufen — der Anbieter stellt ihn aber auf Anfrage zur Verfügung. Außerdem war unklar, ob der Anbieter DPF-zertifiziert ist.

Nach einer internen Prüfung — ausgelöst durch eine Anfrage eines Mandanten zur Datenverarbeitung — stellte die Kanzlei fest: Der AVV existiert, muss aber separat angefordert und unterzeichnet werden. Der Anbieter ist DPF-zertifiziert. Die Kanzlei hat den AVV nachträglich abgeschlossen und das Verarbeitungsverzeichnis aktualisiert.

Erfahrungswerte zeigen: Viele KMU befinden sich in genau dieser Situation — das Tool ist gut, der AVV fehlt einfach, weil niemand danach gefragt hat. Der nachträgliche Abschluss ist möglich, aber die Verarbeitung davor war formal nicht rechtmäßig.

Das sagt Olga Reyes-Busch

“Der AVV ist für viele KMU der Moment, in dem sie merken: KI-Compliance ist kein Thema für Konzerne, sondern Alltag. Wer heute fünf KI-Tools nutzt und keinen einzigen AVV hat, sitzt auf einem echten Haftungsrisiko — und das lässt sich mit ein paar Stunden Arbeit beseitigen. Fang mit dem Tool an, das du am häufigsten nutzt, und arbeite dich durch die Liste.”

— Olga Reyes-Busch, KI-Expertin für KMU · HeadUpHigh GmbH

In fünf Schritten zum rechtssicheren AVV für deine KI-Tools

Bestandsaufnahme: Alle KI-Tools auflisten Erstelle eine vollständige Liste aller KI-Tools, die du oder deine Mitarbeiter nutzen — auch Tools, die nur gelegentlich verwendet werden. Frage auch nach privat genutzten Tools, die für berufliche Zwecke eingesetzt werden (Stichwort: Shadow-IT).
Prüfen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden Gehe für jedes Tool durch: Werden Namen, Kontaktdaten, Mitarbeiterinformationen, Kundendaten oder andere personenbezogene Informationen eingegeben? Falls ja, ist ein AVV Pflicht. Falls du nur allgemeine Fragen stellst und keinerlei Personendaten eingibst, entfällt die AVV-Pflicht für diese Nutzung — aber das muss intern klar geregelt sein.
AVV beim Anbieter anfordern oder prüfen Bei den meisten etablierten KI-Anbietern findest du den AVV in den Datenschutzeinstellungen deines Accounts, in der Dokumentation oder du kannst ihn per E-Mail anfordern. Prüfe insbesondere: Enthält er alle Pflichtbestandteile nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO? Und schließt er die Nutzung deiner Daten zum Modelltraining aus?
Drittlandtransfer klären Falls der Anbieter außerhalb der EU sitzt: Prüfe, ob ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt oder ob SCCs vereinbart sind. Prüfe zusätzlich, wo die KI-Verarbeitung selbst stattfindet — nicht nur wo die Server des Unternehmens stehen. Dokumentiere das Ergebnis in deinem Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
Verarbeitungsverzeichnis und interne Richtlinie aktualisieren Trage alle KI-Tools mit AVV in dein Verarbeitungsverzeichnis ein. Erstelle eine kurze interne KI-Policy, die regelt, welche Daten in KI-Tools eingegeben werden dürfen und welche nicht. Plane eine jährliche Überprüfung ein — KI-Anbieter ändern ihre Bedingungen regelmäßig, und ein AVV, der heute stimmt, kann morgen schon veraltet sein.

So bringt dich HeadUpHigh weiter

Der EU AI Act und die DSGVO stellen gerade KMU vor konkrete Fragen, die im Tagesgeschäft schnell untergehen. Wenn du dein Team fit machen möchtest, damit solche Compliance-Lücken gar nicht erst entstehen, schau dir unsere Online-Schulung an — praxisnah, ohne Fachjargon und direkt auf den KMU-Alltag zugeschnitten.

Zuletzt geprüft

Dieser Artikel wurde am 21. Juli 2026 aktualisiert.

Sonnige Grüße, Olga

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